Informatie over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
1.0 Inleiding
1.1. Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze informatie wordt uitgelegd hoe Oorwerk BV (hierna “wij”, “ons”, “onze”) uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, openbaar maakt en beheert wanneer u gebruikmaakt van onze hoorzorg, inclusief wanneer u onze winkels bezoekt.
1.2 Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken in overeenstemming met deze informatie en de toepasselijke wetgeving waaraan wij onderworpen zijn, waaronder in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679) (hierna de “AVG”) en alle toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming die de AVG aanvult (samen de “wetgeving inzake gegevensbescherming”).
2. Hoe u contact met ons kunt opnemen
Als u vragen of klachten heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u op de volgende manier contact met ons opnemen:
Oorwerk BV,
Binckhorstlaan 36 M4-07,
2516 BE ‘s-Gravenhage,
KVK: 50166921,
administratie@oorwerk.nl,
070-2195250
U bent ook van harte welkom in een van onze winkels als u vragen heeft.
3. Welke persoonsgegevens gebruiken wij en voor welke doeleinden?
3.1 Persoonsgegevens die worden gebruikt voor hoorzorg
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens over u om diensten te leveren en te verlenen die verband houden met uw hoortoesteloplossing en hoorzorg. Dit omvat het beoordelen van uw gehoorvermogen, het aanmeten, vervaardigen en leveren van uw hoortoesteloplossing, evenals het ondersteunen en onderhouden van uw hoorzorg op de lange termijn. Dergelijke activiteiten kunnen het beheren van vervolgafspraken, consulten, reparaties, vervangingen en andere gerelateerde service- en ondersteuningsactiviteiten omvatten. De categorieën persoonsgegevens die wij voor dit doel gebruiken, zijn:
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, contactgegevens, burgerservicenummer, geboortedatum en geslacht.
- Gezondheidsgerelateerde informatie, waaronder informatie over uw gehoorverlies (uw audiogram) en andere relevante gezondheidsinformatie die u met ons wilt delen, zoals diagnoses, recepten en bepaalde informatie over uw levensstijl.
- Lichamelijke metingen, indien van toepassing, zoals metingen van uw oor, waaronder afdrukken van oorstukjes.Informatie met betrekking tot hoortoestellen, zoals het serienummer en het type hoortoestel, hoe het hoortoestel is aangepast aan uw gehoorverlies, de datum van de meest recente aanpassing en informatie over de algemene geluidsomgevingen waarin u uw hoortoestellen gebruikt. Deze informatie kan door uw hoortoestel worden geregistreerd en worden opgehaald wanneer wij uw hoortoestellen opnieuw aanpassen of afstellen.
- Aankoop- en betalingsgegevens, waaronder aankoopprijzen, betaalmethoden en eventuele verzekeringsdekking.
- Informatie over uw tevredenheid met onze hoortoestellen, indien u ervoor kiest deel te nemen aan onze enquêtes.
3.1.1 In de meeste gevallen verzamelen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. We verzamelen ook gegevens uit uw hoortoestellen, onze aanpassingsoplossing en, indien van toepassing, van uw huisarts huisarts/KNO-arts (ENT) en verzekeringsmaatschappij. We kunnen uw ziektekostenverzekeringsgegevens verifiëren via een extern systeem (COV – verificatie van verzekeringsgegevens) om te controleren of u verzekerd bent en om de betreffende verzekeraar te identificeren. Dit is noodzakelijk om een correcte facturering en administratie van diensten te waarborgen.
3.1.2 Indien van toepassing kunnen wij beperkte identificatie- en contactgegevens van uw vertegenwoordiger gebruiken (zoals naam en contactgegevens). Deze informatie wordt alleen gebruikt wanneer dat nodig is in verband met uw hoorzorg, bijvoorbeeld om in dringende situaties contact op te nemen met uw vertegenwoordiger of om de communicatie over uw zorg te ondersteunen. Wij vragen u uw vertegenwoordiger te informeren dat u zijn of haar persoonsgegevens met ons hebt gedeeld, indien hij of zij hiervan nog niet op de hoogte is, en dat hij of zij de rechten heeft zoals uiteengezet in deze informatie.
3.1.3 Als u bepaalde gevraagde informatie niet verstrekt, kunnen wij onze hoorzorg mogelijk niet aan u leveren (zoals het aanpassen van uw hoortoestellen).
3.1.4 Wij gebruiken uw persoonsgegevens op basis van verschillende rechtsgronden, afhankelijk van het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt. Voor bepaalde verwerkingsactiviteiten is uw toestemming vereist (Artikel 6, lid 1, onder a), en artikel 9, lid 2, onder a), van de AVG), die wij afzonderlijk zullen vragen. Als u ervoor kiest geen toestemming te geven in situaties waarin toestemming vereist is, kunnen wij bepaalde hoorzorg of daarmee samenhangende functies mogelijk niet leveren.
3.1.5 We verwerken ook persoonsgegevens waar dat nodig is om de door u gevraagde hoorzorg te leveren en om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen (AVG artikel 6, lid 1, onder b) en c), en artikel 9, lid 2, onder f)).
3.2 Persoonsgegevens die worden gebruikt voor de marketing van onze hoorzorg
Als u toestemming geeft, gebruiken wij uw persoonsgegevens om u marketingberichten en nuttige updates te sturen over onze producten, diensten, speciale aanbiedingen en tips voor hoorzorg. De categorieën persoonsgegevens die wij voor dit doel gebruiken, zijn:
- Uw naam en contactgegevens, en
- Informatie over de hoorzorg of -oplossingen waarin u geïnteresseerd bent, en, indien van toepassing, informatie over uw gehoorverlies of de hoortoestellen die u momenteel gebruikt.
3.2.1 Het geven van toestemming is geheel vrijwillig en heeft geen invloed op de hoorzorg die u ontvangt.
3.2.2 Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u.
3.2.3 De rechtsgrondslag voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens is uw toestemming (Artikel 6, lid 1, onder a), en artikel 9, lid 2, onder a), van de AVG), die wij afzonderlijk zullen vragen.
4. Het delen van uw persoonsgegevens
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden indien dit wettelijk vereist is of indien dit noodzakelijk is voor de levering of het onderhoud van de door u aangeschafte hoortoesteloplossing. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:
4.1 Dienstverleners. Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden die namens ons gegevens verwerken bij het leveren van IT-beheerdiensten, bijvoorbeeld hostingproviders.
We hebben met al onze verwerkers gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten om te waarborgen dat deze verwerkers de gegevens uitsluitend volgens onze instructies mogen verwerken en dat zij adequate organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treffen.
4.2 De fabrikant van uw hoortoestellen. Voor de productie van uw hoortoestellen heeft de fabrikant bepaalde persoonsgegevens nodig, zoals informatie over het door u bestelde product en, indien van toepassing, metingen van uw gehoorgang en uw audiogram. Wij delen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de productie, levering, afstelling en reparatie van uw hoortoestellen met de fabrikant.
4.3 Verzekeringsmaatschappijen. Als u verzekerd bent, kunnen wij uw burgerservicenummer en relevante gezondheids- en productinformatie delen met uw verzekeringsmaatschappij ten behoeve van de afhandeling van de dekking, vergoedingen of aanverwante verzekeringszaken.
4.4 Huisarts/KNO-arts. Als u door uw huisarts en/of uw KNO-arts naar ons bent doorverwezen, kunnen wij relevante informatie over uw aanpassingen, -metingen en de aan u geleverde hoortoesteloplossing delen met de doorverwijzende zorgverlener.
4.5 Fusie of overname. In het geval van een fusie, overname, reorganisatie, faillissement of soortgelijke gebeurtenissen kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de opvolgende of overnemende entiteit. Wij zullen ons inspannen om u hiervan vooraf op de hoogte te stellen, relevante details over de gebeurtenis en de opvolger te delen, en de opvolger te verzoeken uw persoonsgegevens te behandelen in overeenstemming met deze informatie over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Indien de opvolgende entiteit van plan is uw persoonsgegevens te gebruiken voor doeleinden die verder gaan dan die welke in deze informatie worden beschreven, is de opvolgende entiteit verantwoordelijk voor het informeren van u over dergelijk gebruik en, indien vereist door de toepasselijke wetgeving, het verkrijgen van uw toestemming (en, indien van toepassing, de toestemming van uw ouder of wettelijke voogd).
5. Doorgifte van uw persoonsgegevens naar derde landen
5.1 Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan onze gegevensverwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte („EER“) zijn gevestigd, waaronder aan landen die volgens de Europese Commissie geen adequaat beschermingsniveau voor persoonsgegevens bieden volgens de EU-normen. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen voordat wij uw persoonsgegevens doorgeven, zodat deze beschermd blijven op een niveau dat in wezen gelijkwaardig is aan het niveau dat vereist is krachtens de AVG en in overeenstemming is met de toezeggingen die zijn uiteengezet in deze informatie over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Concreet zorgen wij ervoor dat een dergelijke ontvanger ofwel over een passend niveau van gegevensbescherming beschikt en dat aan de vereisten van artikel 44 van de AVG wordt voldaan – bijvoorbeeld op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land overeenkomstig artikel 45 van de AVG – of dat de zogenaamde door de Europese Commissie vastgestelde EU-modelcontractbepalingen met de ontvanger zijn overeengekomen overeenkomstig artikel 46 van de AVG.
5.2 Als u meer informatie wenst over de internationale gegevensoverdrachten, inclusief een kopie van eventuele toepasselijke EU-modelcontractbepalingen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die hierboven in paragraaf 2 „Wie zijn wij?“ zijn vermeld.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
6.1 Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor de gegevens zijn verwerkt, met inbegrip van het voldoen aan eventuele wettelijke vereisten. Hieronder hebben wij de specifieke bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens beschreven.
6.2 Als u onze winkel bezoekt en een hoortest ondergaat zonder hoortoestellen aan te schaffen, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een periode van drie (3) jaar na ons laatste contact.
6.3 Als u onze hoortoestellen koopt, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een periode van twintig (20) jaar na ons laatste contact.
6.4 Als u zich aanmeldt voor het ontvangen van marketingberichten, bewaren wij uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming intrekt. Als u klant bent, worden uw persoonsgegevens bewaard in overeenstemming met de hierboven beschreven bewaartermijnen.
7. Uw rechten
7.1 Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u de volgende rechten:
- Intrekking van toestemming. Wanneer wij uw persoonsgegevens gebruiken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken door contact op te nemen met het team in de winkel of via de contactgegevens vermeld in paragraaf 2 “Wie zijn wij”. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enig gebruik dat vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming van invloed kan zijn op onze mogelijkheden om onze hoorzorg aan u te verlenen. Bovendien zijn wij wettelijk verplicht om sommige van uw gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.
- Recht op inzage. U hebt het recht om informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en om een kopie te verkrijgen van de gegevens die wij over u bewaren.
- Recht op rectificatie. U hebt het recht om ons te vragen onvolledige of onjuiste informatie die wij over u bewaren, te corrigeren.
- Recht op verwijdering. U hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen gegronde reden meer is om deze te bewaren. Voor zover wij uw gegevens moeten bewaren, bijvoorbeeld om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of om rechtsvorderingen vast te stellen, af te dwingen of te verdedigen, zijn wij niet verplicht uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van het gebruik. U kunt het recht hebben om ons te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Dit stelt u in staat ons te vragen het gebruik op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan vaststellen of de reden waarom wij deze gebruiken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid. U hebt mogelijk het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat („gegevensoverdraagbaarheid”) en, indien van toepassing, om deze gegevens te laten doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht om een klacht in te dienen. Als u van mening bent dat ons gebruik van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming naar keuze. Hieronder valt ook de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming die voor ons verantwoordelijk is: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, (+31) – (0)88 – 1805 250.
7.2 Om uw rechten uit te oefenen, of als u vragen of klachten heeft, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die zijn vermeld in paragraaf 2 „Wie zijn wij“.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in september 2026.